自 2024 年 11 月 1 日起，国家档案局颁布的《电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”）正式生效，标志着我国电子档案管理步入了新的阶段。
那么，《办法》出台有哪些重要意义？它有什么亮点和特点？和之前的征求意见稿相比又有哪些变化？这些变化对档案工作有什么启示？《办法》与之前的相关政策法规有哪些关联性？各单位应如何根据《办法》来部署整改工作？围绕这些热点问题，我们有幸邀请到档案领域的资深专家、辽宁省档案学会理事、大连恒智科技发展有限公司的总经理韩长虹为我们分享他的见解和观点。
1、首先请介绍一下《办法》出台的背景和意义。
大家好，我是韩长虹，非常荣幸在这里给大家分享我关于《电子档案管理办法》理解和思考。
随着数字经济、数字政府和数字社会的蓬勃发展，档案管理已经超越了传统的纸质形式，电子档案正逐渐成为主要的文档载体。《办法》的出台正是为了适应这一时代潮流，它通过确立电子档案管理的基本原则、明确职责分工，并细化了各个环节的工作要求，为电子档案管理提供了全流程的合规指导，将有力推进全社会档案工作的数字化转型，使档案工作更好地融入数字中国建设当中并发挥重要作用。
2、《办法》有哪些主要内容？有哪些特点和亮点？
《办法》总计设置了七章三十八条的规定，从电子档案的定义、适用范围、机构及其职责、到电子文件的整理与归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管与处置、电子档案的利用与开放等方面对电子档案的全周期管理过程进行了具体的规定。具体来讲，《办法》有以下三个特点和亮点：
首先，《办法》明确提出应当积极利用人工智能等先进的技术，在档案开放利用和其他等方面不断创新，为社会更好、更高效的服务。
其次，进一步强调了电子文件部门归档的重要性，明确了部门之间的工作范围和管理职责，从电子文件收集、整理，到电子档案编制档号和归档，再到最后的管理和利用，充分体现了电子文件归档和电子档案管理是组织的一项重要工作任务，不能只依靠档案管理部门来完成。
第三点，明确了电子文件归档过程中业务系统所产生的电子签名和印章的处理方式，使电子文件收集工作中业务系统与电子档案系统的数据对接工作更加清晰明了。
3、正式出台《办法》和之前的征求意见稿相比有哪些变化？在哪些方面作出了调整和完善？
相比于之前征求意见稿主要有以下几点变化：
第一点是新增了技术创新应用的鼓励条款，《办法》第六条提出组织机构应当积极应用新一代信息技术，不断提升电子档案管理水平。
第二点是着重强调电子档案全过程管理，确保承载档案形成、整理到利用等各业务环节的应用系统之间的相互衔接，持续进行元数据采集、维护，完整记录电子档案管理过程。
第三点是规定档案移交时应附具必要的信息，包括移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。新增这一条体现了《办法》对档案全过程统筹管理的指导思想。
第四点是新增对档案利用者的规定。规定利用者利用电子档案，应遵守国家有关法律法规和档案利用规定，不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体的合法权益。
第五点是征求意见稿第七章监督检查条款被整体删除，这一调整并不等同于放宽对违反《办法》的追责力度。实际上，自 2024 年 3 月 1 日起施行的《中华人民共和国档案法实施条例》，已在档案信息化建设与监督检查章节中，对相关内容做出了明确要求。
4、这些变化反应了社会各界对档案工作的广泛关注。您如何看待这些变化？对档案工作又有哪些启示呢？
这里我想重点谈谈技术创新应用的鼓励条款，即《办法》第六条提出的组织机构应当积极应用新一代信息技术提升档案管理水平，对此我深有感触。
档案是社会管理与文化传承的重要组成部分，从早期的石刻、竹简，到纸质档案、电子档案，其形式与管理方式随着科技进步在不断地演变。近年来，档案行业在新技术应用上不断取得新的突破，比如利用大数据、云计算等技术，对分散数据整合、分类、标引，构建起庞大的数字档案资源库，为社会各界提供便捷的信息检索与利用服务; 运用数据和生成式 AI 技术开展档案编研等工作，开发档案数字资源；结合虚拟现实（VR）技术、数字孪生技术、可视化知识图谱等提供沉浸式多模态在线服务等等。
这些都是新一代信息技术给档案工作带来的改变，今后我们应积极探索，进一步提升新一代信息技术应用的深度和广度。
5、《办法》与之前颁布的相关政策法规有哪些关联性？比如与《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》有哪些关联和区别？
《办法》的出台是贯彻落实档案法要求、推进档案法制建设的有力举措，与之前颁布的政策法规共同组成了我国档案法制管理体系。与此前出台的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的关联和区别在于：首先是适用范围不同，前者是政务服务机构，而后者除了政务服务机构外包括了更广泛的企业组织或其他组织，其次从电子文件的整理归档、档案的移交接收、保管处置、到开放利用各环节均由《电子档案管理办法》予以更详尽的细则规范。
6、《办法》的颁布为档案工作带来了哪些影响？如何根据《办法》开展整改工作？
随着《办法》的正式实施，各单位都将依据其要求开展整改工作。鉴于各单位的具体情况千差万别，整改的重点和策略也各不相同。在此，我提出一个普遍适用的整改思路，以供参考。
整改工作大致可以分为三个阶段。首先是急用先行，优先考虑业务优先级高的需求，以规范“四重档案”为起点，通过项目化的方式推进“四重”电子档案的管理工作；其次是加强档案管理体系的构建，针对档案工作中的薄弱环节，可根据情况邀请专业的档案管理团队，依照《办法》及其他行业标准进行现场指导，加强档案工作的规范化建设；最后是应用整合，以档案管理系统的应用整合为契机，将档案管理系统与业务系统无缝对接，将档案管理的全流程融入业务流程之中，实现档案管理与业务运营的一体化管理。通过这些步骤，我们既可以确保电子档案管理的真实、完整、可用和安全，也可以利用档案数据为组织的数字化转型提供坚实的支撑。
《电子档案管理办法》的颁布，为电子档案管理提供了明确的指导和规范，具有很强的指导性，对促进档案事业转型发展产生重要推动作用。下一步我们将与档案界同仁一道，共同推进《办法》的落地实施，不断深化电子档案管理工作，让档案工作更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。
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