原文标题:《微软重磅更新!这个 Excel 新函数,厉害到颤抖!》
大家好,我是在「玩弄」新函数的小爽鸭~
在查找数据时,我们通常会使用 Vlookup 函数来查找。
=Vlookup (查找值,查找区域,返回数据在查找区域的第几列数,精确匹配 / 近似匹配)
如下图,会根据数据源的多少选择查找区域:$A$2:$C$8
但是如果数据源又新增了,则需要重新调整区域的大小。
为了能够自动扩展,表哥表姐们一般会直接选择整列。
这样也能得出正确结果。
只不过 Vlookup 函数是按照逐行的方式进行查找的,数据量少还好,一旦多了,再加上函数嵌套,整个公式运行速度就可能特别慢,甚至直接卡死。
问了一下 AI(kimi),也是不太建议在函数中,使用整列区域作为参数的。
那该怎么办呢?
1、修剪函数
Office 365 新推出的 Trimrange 函数,就是专门用来解决这个问题的。
PS : Office 365 Beta 版本已经更新了该函数,WPS 目前不可用。
Trimrange,顾名思义:Trim 修剪 + Range 单元格区域,就是修剪单元格区域。
如下图,我们想选择 A 到 E 列之间的表格区域。
只需要使用 Trimrange 函数,就能自动排除空白行或列,保留有效区域。
如果新增数据,函数也会自动调整引用范围~
2、函数语法
Trimrange 函数的语法规则也非常简单,它可以选择上下左右所修剪的方向。
=Trimrange (要修剪的区域,[上下方向修剪],[左右方向修剪])
❶ 第一参数: 就是需要修剪的单元格区域。
❷ 第二参数: 上下的修剪方式。
0,不修剪行
1,修剪区域上的空白行(上修剪)
2,修剪区域下空白行(下修剪)
3,上下空白行都修剪,也就是默认状态
❸ 第三参数: 修剪区域左右空白列(同理第二参数)。
比如,我们第二参数选 2 也就是下修剪,可以看到没有进行上修剪,如下图:
写这个函数很麻烦?
别担心,它贴心的为常用的三种修剪方式提供了语法糖(全修剪,左上修剪,右下修剪)。
什么是语法糖?
此糖非彼「糖」,它其实就是一种简写方式,可以使我们的公式看起来更简洁。
我们选择动态区域时,使用的溢出范围运算符#,它其实也可以当做一种简写的语法糖。
Trimrange 函数的语法糖很简单,只需要多加个点.
我们直接选择区域是下面这样子的:
=A:E
在冒号前后加各一个点.
=A.E
所选区域就变成全修剪 ↓
在冒号左边加一个点.
=A.E
就变成左上修剪 ↓
在冒号右边加一个点.
=A:.E
就变成右下修剪 ↓
3、实际运用
在数据透视表中,除了使用智能表格,想实现动态扩展数据源还有一种方式,就是使用 Offset+Counta 函数。
操作步骤 👇
该工作表名称为数据。
使用 Counta 函数确定数据表的行数和列数。
=COUNTA($A:$A)=COUNTA($1:$1)
Offset 函数返回的是单元格引用,所以我们可以使用 Offset 函数配合 Counta 函数扩展数据区域。
=OFFSET(数据!$A$1,,,COUNTA(数据!$A:$A),COUNTA(数据!$1:$1))
利用名称管理器,将函数名称自定义:offset 区域
插入数据透视表,区域选择「offset 区域」:
设置数据透视表,如下:
然后我们在数据源中新增一条数据。
右键更新数据透视表,就可以实现「更新数据源,数据透视表自动扩展」的效果。
大家有没有发现,这样做有一个很大的问题?
上面是使用 Counta 函数,利用整行整列确定数据源行数和列数的。
数据源表中,没人动还没事,大不了就更新慢点,但假如我乱入一些无用信息。
Offset 扩展出来的数据源就有点问题了。
那我们看看 Trimrange 函数?
它返回的也是单元格引用,又可以修剪区域,所以它可以同时取代 Offset+Counta 在这里的扩展作用。
而且函数更为简单!
假设我们数据源区域限制在 A 列~E 列之间,当这部分区域的数据更新,数据透视表数据源自动扩展。
同样的步骤,我们只需要定义名称:
=数据!$A.:.$E
插入数据透视表,表区域:trimrange 区域。
设置数据透视表。
新增数据信息。
将数据透视表右键更新,新增的数据也自动更新了。
相比传统方法(Offset 和 Counta),使用 Trimrange(语法糖 $A.:.$E),不仅在运行速度上更快,而且比 Counta 函数来定位更为灵活。
即便在数据表 $A.:.$E 区域之外编辑单元格的无用信息,不会影响整体的数据源扩展。
若是有严格的数据区域限制,比如我们的数据源只在 A1:E18 区域内,同理,只需 A1.:.E18 定义名称,设置区域即可。
4、总结一下
使用函数编写公式的时候,身为表哥表姐的我们,希望能够自动扩展区域,于是迫不得已选择整列区域的引用,但在多重函数嵌套后,容易造成公式卡顿,运行假死状态。
Office 365 新出的 Trimrange 函数就是用来解决这个问题的,WPS 目前还并未更新。
根据官方解释,Trimrange 函数可以从范围或数组的外边缘中,排除所有空行和 / 或列。
❶ 参数中可以指定上下左右的修剪方式。
❷ 同时该函数提供常用三种修剪方式的语法糖:
全修剪 A.:.E
左上修剪 A.:E
右下修剪 A:.E
最后带大家回顾一下以前扩展数据源,制作动态更新的数据表的函数方法(Offset+Counta),现在有 Trimrange 就变得很简单了(A.:.E)。
本文来自微信公众号:秋叶 Excel (ID:excel100),作者:小爽
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