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Excel 数据整理技巧:快速找出错误值和快速填充

秋叶Excel 2025/1/12 14:14:09 责编:梦泽

原文标题:《哪位 Excel 高人琢磨出的这 2 个数据整理技巧,简直太好用了!》

想必大家都知道,Excel 表格里的数据量一般是不固定的,有多有少……

面对不同数据量的表格,我们处理的方法和思路也不同。

那么如果数据量太多,如何才能快速、批量数据处理呢?

今天我就跟大家分享一些技巧,一起来看看吧!

1、快速找出错误值

我们在处理数据的过程中,会使用函数公式进行计算或查找引用等。

这样难免会出现一些错误值。

比如下表中的数据是引用了其他工作表中的数据:

可以看出其中有一些单元格是错误值#N / A。

怎样才能快速找出所有的错误值,并进行处理呢?

简单!

我们可以利用【筛选】功能。

首先,点击【数据】-【筛选】。

然后,点击单元格中的【筛选】按钮,并把滚动条拉到最下面,此时就能看到列表框中的错误值了。

【要点解析】

Excel 排序的规则是:数字 < 文本 < 逻辑值 < 错误值,依次由小到大排列。

所有类型的错误值都会排在其他数据之后。

所以,我们只需要利用这个原理,就能快速筛选出所有的错误值,并对其进行处理。

还有一种方法是:

利用【查找】功能快速查找出错误值。

按【Ctrl+F】调出【查找和替换】对话框,

在【查找内容】中输入「#」,并把【查找范围】设置成【值】。

最后点击【查找全部】即可。

此时左下角会显示出多少单元格被找到。

我们可以依次点击列表框中被找到的错误值单元格,逐一进行处理。

【要点解析】

在 Excel 中错误值都是#开头的,所以我们可以通过查找:「#」,快速找到数据中是否存在错误值。

2、超乎想象的快速填充

在某些情况下,我们需要根据指定条件提取数据。

以便进行后续的统计分析。

比如下表:

需要提取摘要中的公司名称,

可以看到,有的公司名称在后面,有的在中间,

有的使用的是全角括号,有的使用的是半角括号,还有的使用下划线分隔开。

其实,工作中的表格真是这样千奇百怪的,只有你想不到,没有大家做不到的。

这里模拟了十万行数据来测试下快速填充的威力。

步骤如下:

❶ 在【E2】单元格先手动输入第一个公司名称,如下图:

❷ 然后按【Ctrl+E】,结果秒出。

但是此时的结果,不都是正确的。

❸ 将不正确的数据进行手动修正之后,达到提取数据的目的。

下面的操作动图可以参考下:

【要点解析】

从动图中可以看出,处理 10 万行级别的数据,快速填充依然能秒出结果。

而且它还可以实时动态的来调整提取的内容。

真的是很神奇!!!

如果你此时用的是函数……10 万行级别的数据,Excel 可能就直接卡死机了!

3、写在最后

今天与大家分享了几个处理大数据的技巧。

❶ 快速查找出错误值

方法一,利用筛选功能,

方法二,利用查找功能。

每个功能都可以快速查到错误值。

筛选主要是用于一列数据,而查找可以用于多列数据。

❷ 利用快速填充提取数据

快速填充的功能在处理大数据时,真是秒出结果,而且具有实时动态修正提取数据的功能。

由于篇幅所限,今天就分享到这里,后续还会跟大家分享其他处理数据的技巧。

本文来自微信公众号:秋叶 Excel(ID:excel100),作者:明镜在心

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关键词:Excel教程Excel学院

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